La piste audit fiable : ce qu’il faut savoir

Au regard de la nouvelle réglementation, la piste d’audit fiscale concerne toutes les sociétés. En pratique, aucune société ne peut aujourd’hui déclarer qu’elle reçoive toutes ses factures sous un format dématérialisé ou signé électroniquement, la principale raison d’être de la piste d’audit fiscale. Lisez alors la suite de cet article pour en savoir plus sur la piste d’audit fiscale.

Piste d’audit fiable : qu’est-ce que c’est ? 

Une piste audit fiable (PAF) est une procédure documentée qui se réfère au contrôle du cycle de facturation d’une entreprise. Elle se traduit par la mise en place de dispositifs de contrôle à l’interne afin de s’assurer de l’originalité des factures et du processus de facturation. Elle permet ainsi de garantir que le contenu de la facture ne peut être modifié et de pérenniser sa lisibilité. 

Pourquoi la Piste d’audit fiable ?

Plusieurs raisons expliquent la mise en place de la Piste d’audit fiable. Avant tout, ce système a été mise en place du fait que les  factures fournisseurs ont une valeur à la fois fiscale, juridique et comptable. Ce ne sont pas en réalité de simples « reçus » après la transaction. Elles contribuent également à l’assiette de calcul de revenu imposable de l’entreprise. Ainsi, elles se doivent d’être  protégées et traçables dans la lutte contre les fraudes à l’impôt sur les sociétés.

L’autre raison de la mise en place de piste d’audit fiable est la sécurisation des processus de facturation en vue de limiter les fraudes relatives à la déductibilité de la Taxe sur Valeur ajoutée (TVA) 

Toutefois, la piste d’audit fiable n'est utile qu' à l’entreprise. Elle sert également à l’administration fiscale elle-même. Grâce à elle, toutes les parties peuvent vérifier le cycle de vie d’une transaction et s’assurer qu’aucune fraude n’a été commise. 

Comment mettre en place une piste audit fiable ? 

L’organisation de la piste audit fiable au sein d’une entreprise doit être documentée. L’entreprise est libre de choisir une forme de documentation en tenant compte de sa taille et la volumétrie de factures échangées. 

Cependant, chaque documentation doit décrire chaque processus commercial de votre entreprise. En réalité, il existe quatre grandes étapes incontournables pour mettre en place une piste d’audit fiable. 

Cartographier l’ensemble des flux de facturation 

Avec cette première étape d’audit, vous devez dénicher tous les flux d’émission, de réception et de traitement des factures. Vous allez également devoir recenser tous les contrôles qui sont effectués au cours du cycle de vie de la facture. 

Associer les obligations réglementaires à chaque flux 

À la suite du recensement de tous les flux de facturation, il est important d’associer à chacun d’eux les obligations.  Vous pourrez rencontrer des spécificités. Il s’agira surtout des spécificités sectorielles et des spécificités selon les pays. 

Pour vous simplifier la tâche, vous pouvez faire une matrice de dimensions deux. Cela vous permet de faire correspondre facilement les flux aux obligations afin d’avoir une vision globale de la situation. 

Procéder au recensement de tous les contrôles de sécurité mise en œuvre 

La manière de traiter les factures est propre à chaque entreprise. D’ailleurs, ce traitement est fonction des activités, de la culture et des outils de l’entreprise. Cela détermine l’organisation des services comptables, de la direction financière et bien d’autres. En résumé, recenser tous les contrôles existants est nécessaire pour compléter la cartographie des flux de facturation. 

Rédiger la documentation 

La rédaction du document de la piste d’audit fiable est la dernière étape. Ici, l’entreprise doit pouvoir montrer à l’administration fiscale que le document respecte les dispositions légales. Par ailleurs, il n’existe pas de format ni de fond prédéfini. La liberté laissée ici peut être comme agréable. 

En somme, la piste d’audit fiscale est un processus documenté qui consiste à contrôler le cycle de facturation d’une entreprise. Sa mise en place est indispensable pour sécuriser le processus de facturation.